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日記

報告書作りでマストの「3つのツボ」【その2】

投稿日:

こんにちは。NISHIです。

昨日の続きですね。
元ネタ記事を再度貼り付けます。

http://grass-ex.jp/Lo30/13151

昨日は、
「レポートや報告書づくりでは
ツボを押さえた構成が必要」
という話をしてまして、
リンク先の記事って割とポイントが
まとまっているんですね。

で、10個ポイントがある中での
特に以下の3つは超基本かつ大切で、

==

1.主張すべき論点を絞る

2.知っている情報を
すべては盛り込まない

6.見解と事実は分ける

==

昨日は1つ目を取り扱いました。
残り2つあるので今日はそちらを。


まずは2つ目の
「全部盛り込もうとしない」
ですが、これ、
レポートや報告書といった
文字ベースでのアウトプット、
報告においてはもちろんですが、
口頭でのアウトプットである
会話においても同じなんですよね。

真面目な人ほど、
「あれも伝えたいしこれも伝えたい」
もので、
自分の知っていることをぜーーんぶ
盛り込んでしまいがちなんです。

これじゃ伝わらないし、
この癖のより問題なところって
【ドロ沼】にはまりがちなとこ。

あれもこれも伝えたい

あれもこれも伝わらない

焦る

さらにあれもこれも伝える

さらに何も伝わらない…

という悪循環にハマるから。

伝わらなかった溝を、
さらに伝えることで埋めようと
してしまう。
そもそも「あれもこれも」が
伝わらない根本原因なのに、
全く逆のアプローチをやって
しまっているわけですね。

そう。何がドロ沼かって、
ドロ沼にはまっていることに
気づけないからドロ沼なんです。

なので、この2つ目の
「全部盛り込もうとしない」って
気をつけないと危ないわけで、
故に重要度は高いと思います。


そして3つ目。
「見解と事実は分ける」ですが、
この2つがごっちゃに混ざる人、
本当に多いんですよね…。

そういう人に出会うとわかります。
ホント、疲れるんですよ…。

だって、
見解と事実を分けられない人って
ホントに人の言う事を聞きませんから。
実際タチ悪いんですよ。
基本的にそういう人って
論理的思考ができない証拠ですから。

その意味で言いますと、
2つ目の「全部盛り込もうとしない」と
重要度は共通して高いかと。

なぜなら、これも「ドロ沼」に
陥りやすい項目だからです。

見解と事実を分けられない
≒論理的思考能力が弱い
≒他者からの指摘が耳に入らない
=他社からの指摘が理解できない

ざっとこんな構造でしょうか。

これ、例えば、
「それは事実か?それとも見解か?」
を自問し続けたり、
他人の力を借りることで
自問の答え合わせをしてみたり、
事実と見解を分けるトレーニングって
後天的に出来るものなんです。

でも、
「自分は間違っているかもしれない」
「自分は事実と見解をごっちゃに
 しているかもしれない」と、
スタートラインに立てなかったら
永遠にスタートできないわけですから
そりゃ「ドロ沼」になりやすいかと。


ともかく、
レポートや報告の際には
以下の3つのポイント


==

1.主張すべき論点を絞る

2.知っている情報を
すべては盛り込まない

6.見解と事実は分ける

==

をクリアすれば
格段に伝わりやすくなります。

是非、
「私は全部で来ていないかも」
という前提に立ってみてください。

「私は正しい」
「私はできている」
という地平にしか立てないと、
ホント、何も解決しないどころか
ドロ沼にハマるだけですから。

では。

NISHI

-日記

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